Come gestire i social in viaggio senza rovinarsi la vacanza

L’itinerario è pronto, la valigia chiusa, il passaporto al sicuro nella tasca interna della giacca ma, proprio quando l’aereo è pronto al decollo, l’ansia vi travolge all’improvviso: avete pensato a tutto, tranne a come gestire i social durante il viaggio.

Vi sentite esattamente come la mamma di Kevin in una delle scene più iconiche di Home alone, nel momento in cui, durante il volo verso Parigi, si rende conto di aver dimenticato il figlio a casa.

Se siete blogger, content creator o social media manager, lo sapete meglio di me: la gestione dei social non può mai essere lasciata al caso, soprattutto quando si decide di concedersi una lunga vacanza.

Come conciliare il desiderio di staccare la spina con le scadenze da rispettare?

Il fuso orario, la scarsa connessione, la preoccupazione costante di non riuscire a rispondere rapidamente alle richieste dei clienti e la paura di trascurare i follower, non solo possono compromettere la reputazione online, ma rischiano di trasformare il viaggio nel vostro peggior incubo.

Gestire i social in vacanza: consigli pratici per tenere a bada lo stress in viaggio

Tra qualche settimana realizzerò un piccolo grande sogno: visitare il Giappone.

Come d’abitudine, anche questa volta ho organizzato tutto da sola, studiando mappe, consultando guide e siti internet specializzati, leggendo blog di settore e forum online.

Il compito più arduo tuttavia, è stato trovare il modo per garantire ai miei clienti che tutto sarebbe andato avanti senza intoppi e che, anche se lontana, sarei riuscita a onorare gli impegni presi.

Poi però, ho ripensato a tutti quei piccoli accorgimenti che mi avevano già salvato in passato, soprattutto durante i viaggi intercontinentali ed ho capito che la soluzione per gestire i social in vacanza era già lì, davanti a me.

Ho raccolto in un breve elenco alcuni semplici passaggi, che negli anni si sono rivelati fondamentali per tenere a bada lo stress e conciliare lavoro, relax e divertimento, anche quando mi trovavo dall’altra parte del mondo.

Gestire i social prima di partire: la parola d’ordine è pianificazione

Prendetevi tutto il tempo che vi serve per pianificare con calma: senza una precisa organizzazione, rischiate di finire schiacciati dalle urgenze o peggio, di pubblicare contenuti all’ultimo minuto alla disperata ricerca di una connessione stabile.

Programmare (tutto il programmabile) in anticipo, vi permetterà di automatizzare alcune attività, stabilire le reali priorità e delegare i compiti che possono essere svolti anche da altri, in modo da partire sereni.

Programmate i contenuti con largo anticipo

Uno degli errori più comuni è pensare di riuscire a gestire i social day by day anche in viaggio, ma fidatevi: pensare di sfruttare i tempi morti, gli spostamenti o le pause pranzo per scrivere caption e creare reel, non è una strategia sostenibile.

Se volete essere davvero liberi in vacanza, vi consiglio di creare e programmare tutti i contenuti prima di partire.

• Decidete in anticipo cosa pubblicare, quando e su quale piattaforma.
• Scrivete le caption, preparate le grafiche, realizzate i reel e salvate una copia di tutto (non si sa mai).
• Create cartelle sullo smartphone o su cloud (io ad esempio, uso Google Drive) dove raggruppare il materiale foto e video durante il viaggio.
• Utilizzate gli strumenti gratuiti di scheduling (come Meta Business Suite), che garantiscono la pubblicazione dei contenuti anche quando si è offline.
• Lasciate spazio per contenuti ispirazionali da creare e pubblicare durante il viaggio, anche solo per la voglia di condividere un’emozione o una particolare esperienza vissuta.

Preparate le risposte automatiche

Coloro che vi seguono o lavorano con voi potrebbero non sapere che vi trovate dall’altra parte del mondo e continuare ad inviarvi richieste o comunicazioni importanti.

Quando i messaggi o le email continuano ad arrivare, il rischio di farsi prendere dall’ansia e sentirsi in dovere di rispondere subito a tutti, è altissimo.

Per questo motivo, vi suggerisco di attivare risposte automatiche personalizzate (specifiche per ciascuna piattaforma oltre che per l’email), che avvisino della vostra assenza in modo chiaro, gentile e sintetico.

Rassicurate chi vi scrive, spiegando che potrebbero esserci ritardi nelle risposte. Comunicate il giorno a partire dal quale tornerete operativi e spiegate che sarete disponibili solo in caso di reale urgenza.

Ecco il messaggio, dal tono leggero e un po’ ironico, che ho pensato di utilizzare in occasione della mia partenza per il Giappone:

Ciao! In questo momento sono in Giappone per realizzare uno di quei sogni che, se lasciati troppo tempo chiusi in un cassetto, rischierei di rimpiangere per tutta la vita.

Fino al [data di rientro], tra il fuso orario e la connessione instabile, potrei impiegare più del solito a rispondere. Ti assicuro che lo farò appena possibile, con la stessa calma con cui sorseggerò il mio tè verde in una casa tradizionale giapponese.

Se hai un’emergenza, scrivimi su Whatsapp al [numero di telefono], specificando il motivo e, se non mi sono ancora persa tra i ciliegi in fiore, mi sforzerò di offrirti tutto il supporto necessario.

Grazie per la comprensione. Ci risentiamo al mio rientro!

Che ne pensate?

Pianificate la comunicazione con collaboratori e clienti

Pianificare la comunicazione con i collaboratori e i clienti, vi permetterà di partire sereni e interamente (o quasi) concentrati sul viaggio, evitando che chi vi sta attorno si senta trascurato o abbandonato a se stesso.

• Comunicate in anticipo l’assenza, indicando la data di rientro al lavoro e fornendo indicazioni sul fuso orario e sulle modalità con cui gestire le comunicazioni a distanza.
• Se lavorate in team, individuate una persona di fiducia a cui delegare eventuali urgenze, pratiche in sospeso o richieste che voi non potrete soddisfare personalmente.
• Specificate, sia ai collaboratori che ai clienti, quali sono le questioni davvero urgenti (fate degli esempi, così da essere chiari) e tranquillizzateli sul resto, spiegando che ve ne occuperete una volta rientrati.
• Sistemate l’agenda, organizzando il lavoro ed individuando le priorità, così da agevolare la ripresa della routine lavorativa, al termine della vacanza.

Ricordate infine che, anche la più accurata pianificazione non può prevedere gli imprevisti.

Se doveste ricevere una richiesta urgente durante il viaggio, non abbiate la pretesa di dover fare tutto e subito. Cercate di essere flessibili, ma senza dimenticare che siete in vacanza.

Durante il viaggio: gestire i social senza ansia da prestazione

Avete chiuso il computer, sistemato anche l’ultimo file e impostato le risposte automatiche. Siete finalmente a destinazione e davanti ai vostri occhi c’è tutto quel mondo che, fino a poche ore prima, avevate conosciuto solo attraverso libri, video o post sui social.

Ma, proprio quando siete pronti a lanciarvi alla scoperta di strade sconosciute e paesaggi mozzafiato, ecco che spunta lei: l’ansia da prestazione.

Con la sua vocina insistente e fastidiosa continua a chiedervi: Hai già postato oggi? Stai facendo abbastanza foto e video per i prossimi contenuti da pubblicare? Hai risposto ai messaggi dei clienti?

Niente panico! Bastano solo pochi semplici accorgimenti per metterla definitivamente a tacere e iniziare a godersi il viaggio, senza sentirsi in colpa.

Limitate l’uso dei social

Vivere il viaggio senza la costante pressione di dover documentare ogni cosa in tempo reale, non vi farà apparire freddi e distaccati agli occhi dei follower, tantomeno vi farà perdere la loro attenzione.

Con il tempo, ho imparato a ripetermi che il viaggio è tempo prezioso che dedico a me stessa e come tale, non va sprecato. In fondo, il mondo continuerà a girare anche se non pubblico tutto subito o non rispondo ai commenti per 24 ore.

• Impostate orari specifici in cui connettersi sui social e controllare email e messaggi da leggere. Io solitamente mi concedo circa 30 minuti al mattino, prima di iniziare le attività della giornata ed altrettanti la sera, prima o dopo la cena.
• Disattivate le notifiche o (in casi estremi) la connessione internet, in modo da non cedere alla tentazione di controllare i social, ogni volta che vedete l’icona delle app lampeggiare.
• Avvisate i follower prima di partire, spiegando chiaramente che durante il viaggio non risponderete immediatamente e limiterete le condivisioni per vivere appieno l’esperienza. Così facendo vi sentirete meno in colpa e non alimenterete false aspettative.
• Condividete in modo spontaneo, senza lasciarvi intrappolare dall’ossessione di dover mostrare ogni cosa, immediatamente. Per mantenere un legame profondo e duraturo con i follower, basta essere sinceri e spontanei, non servono necessariamente didascalie studiate e foto perfette.

Prendete appunti e annotate idee

Approfittate degli spostamenti o delle pause nei luoghi di transito, per prendere qualche appunto e annotare ciò che vi colpisce, vi emoziona o semplicemente vi sembra interessante.

Io ad esempio, viaggio sempre con un taccuino dove, giorno per giorno, segno tutto: dal prezzo di un pranzo tipico alle emozioni provate davanti a un tramonto, passando per i tempi di attesa prima di cominciare la visita di un museo.

Per non farmi sfuggire nulla, utilizzo anche l’app Note dello smartphone, per memorizzare idee al volo o pensieri più lunghi.

In questo modo, creo un vero e proprio archivio personale, che raccoglie ricordi, dettagli e informazioni utili.

Una volta a casa, saranno proprio questi appunti a fornire una base solida e concreta per i blog post e i contenuti social.

Riuscirete così a raccontare il viaggio in modo autentico (grazie a dati certi e verificati personalmente), risparmiando tempo ed energia.

Organizzate il materiale video e foto

Quando riguardate il materiale (so che lo fate anche voi!), eliminate foto sfocate e video inutilizzabili e salvate tutto il resto nelle cartelle create prima di partire.

Rinominatele in modo chiaro e specifico (ad esempio: Acropoli di Atene, Musei insoliti di Budapest, Street food a Napoli), così da accelerare il lavoro di selezione e creazione dei contenuti che vi attende al rientro (senza impazzire, scavando tra centinaia di file anonimi).

In questo modo avrete anche la certezza di non dimenticare immagini di cui andate particolarmente fieri e che potrebbero diventare le protagoniste dei prossimi post.

Dopo il viaggio: tornare online con calma e senza pressioni

Siete tornati a casa e mentre la valigia vi fissa da un angolo in fondo alla stanza implorando attenzioni, il jet lag vi fa confondere l’orario della colazione con quello della cena.

Vi sentite come se non foste mai davvero partiti e continuate a scorrere le fotografie sullo smartphone alla ricerca di prove.

Nonostante ogni tentativo d tornare alla quotidianità, il viaggio non è ancora finito, ma continua a vivere attraverso le sensazioni e i ricordi che accompagnano la fase del rientro.

Accogliete senza paura quelle emozioni e lasciate che si assestino con naturalezza e senza alcuna pressione.

Prendetevi del tempo per voi lontano dai social

Non abbiate paura di regalarvi una piccola parentesi di vita offline, dove non rendere conto a nessuno.

Personalmente, dopo un viaggio mi prendo sempre un paio di giorni prima di tornare sui social.

Leggo un libro, mi concedo qualche passeggiata all’aperto, ascolto i miei podcast preferiti, vado dal parrucchiere.

Creare uno spazio in cui decomprimere, trascorrendo del tempo senza fare nulla di particolarmente produttivo, può essere fondamentale per evitare che il rientro sia traumatico.

Pianificate i nuovi contenuti

Sfogliare il taccuino o le note sullo smartphone su cui ho annotato i momenti salienti, mi aiuta a mettere a fuoco l’esperienza vissuta in viaggio e a capire come trasformare i contenuti raccolti in post per il blog e i social.

Lo stesso discorso, vale per le foto ed i video.

• Riguardate tutto a mente fresca, potreste rivalutare materiale inizialmente scartato o passato inosservato.
• Interagite con i follower attraverso quiz o sondaggi, per capire quali sono gli argomenti più attesi o gli aspetti che vorrebbero approfondire per primi. Coinvolgerli in modo attivo nella fase creativa non potrà che fare bene alla vostra relazione.
• Definite i giorni (e le fasce orarie) da dedicare alla realizzazione e alla pubblicazione dei contenuti (stories incluse), senza strafare.

Riattivate la routine social

Quando vi sentirete pronti, tornare a pubblicare regolarmente e ad interagire con i follower vi aiuterà a ristabilire un legame forte e a dare una nuova energia alla vostra routine sui social.

• Iniziate con piccoli passi: alcune stories, qualche risposta ai commenti o un post in cui condividere le emozioni dell’esperienza appena conclusa.
• Aggiornate o disattivate le risposte automatiche e rispondete con calmi a tutti i messaggi.
• Inviate una breve comunicazione a collaboratori e clienti per far sapere che siete di nuovo operativi.
• Organizzate la lista delle priorità e riprendete in mano i progetti lasciati in sospeso.

Se gestire i social è una parte fondamentale del vostro lavoro, sapete bene quanto è difficile disconnettersi in viaggio.

Quando vi sentite sotto pressione o temete di perdere follower e clienti, fermatevi un attimo.

Pensateci: il viaggio non è solo una pausa dal lavoro, ma un’opportunità concreta per crescere, sia come persone che come professionisti.

Concedetevi il lusso di disconnettervi e date valore al tempo offline. Sono certa che clienti e follower apprezzeranno, e tornerete più ispirati che mai.

E voi, come gestite di solito i social in viaggio?